Flere og flere virksomheder får øjnene op for mulighederne ved at lade arbejdsgange guide medarbejderne. Digitale arbejdsgange er faseindelte guides til, hvordan helt konkrete dagligdagsopgaver skal løses.
I en softwareløsning til f.eks. vidensstyring, sags- og aktivitetshåndtering eller en såkaldt ESDH-løsning (elektronisk sags- og dokumentstyring), vil der være særskilte arbejdsgange til forskellige opgaver i forskellige afdelinger. Arbejdsgangene leder medarbejderen gennem hver enkelt fase i en opgave, hvor brugeren får præsenteret alle relevante informationer i det øjeblik, de skal bruges. Informationerne kan være alt fra kontaktpersoner til skabeloner og hele sæt af dokumenter og retningslinjer.
”Da systemet støtter medarbejderen ved at styre arbejdsgangen og fremdriften, frigives fokus og energi til svære opgaver. I praksis oplever vi, at dette øger medarbejdernes arbejdsglæde, da de nu kan fokusere på deres arbejde frem for bureaukrati og normer inden for fagene,” siger Morten Marquard, udviklingsdirektør i Exformatics.
I dag drager en række Exformatics-kunder fordel af at sætte det daglige arbejde i system og lade digitale arbejdsgange gøre små som store opgaver og projekter nemmere for medarbejderne. Og det kan være væsentligt at sætte fokus på, da en nylig amerikansk undersøgelse påpeger sammenhængen mellem fremdrift i det daglige arbejde og produktivitet, begejstring og innovation hos medarbejderne.
”Dette er et felt, som er uhyre vigtigt for at sikre høj produktivitet i aktiviteterne i offentlige myndigheder såvel som private virksomheder. Historisk er der fokuseret på at skabe produktivitet i produktion, logistik og typiske administrative rutiner, mens fokus inden for de kreative og videnstunge områder, ikke har haft samme fokus. For at opretholde konkurrenceevnen er videnstunge organisationer og virksomheder nødt til at fokusere på produktivitet. Forudsætningen for succes er, at medarbejderne kan indgå i en naturlig, konstant forbedring af arbejdsgangene og at de selv løbende kan forbedre virksomhedens processer for dermed kontinuerligt at øge produktiviteten”, siger Morten Marquard.
Dynamiske arbejdsgange afspejler virkeligheden
Medarbejdere, som f.eks. sagsbehandlere og lignende specialister, får det endnu nemmere fremover. Den nyeste generation af digitale arbejdsgange lader brugeren redigere og opdatere arbejdsgangen selv, så den afspejler de dynamiske virksomheder. Men arbejdsgangene er ikke forbeholdt de få medarbejdere. Da arbejdsgangene nemt kan deles – både internt og eksternt – kan brugere på tværs af en organisation lære af hinandens måder at udføre arbejdet på. Dermed er det slut med at genopfinde dybe tallerkener.
”Delingen af arbejdsgange har længe været et stort ønske fra flere af vores kunder. Det er allerede i dag muligt, og på sigt vil det booste videndelingen, effektivisere både offentlige og private organisationers arbejde og forhåbentligt gøre medarbejderne mere begejstrede for it-løsningerne,” siger Morten Marquard videre.
Om arbejd Smartere-ugen
Arbejd Smartere-kampagnen sætter fokus på, at arbejde smartere uden at arbejde mere. Din stemme gør en forskel, så vær med i debatten. Det hele kulminerer fra 16.-20. april.
Tjek ”begivenheder” til højre. Bag Arbejd Smartere står Dansk Energi, Dansk Erhverv, Djøf, Microsoft Danmark, Telenor, 10:10 Danmark.
