Kundecase
– Velliv Foreningen

Lige fra Velliv Foreningen i 2018 fik sine første 92 millioner kroner at gå i gang med, var det et krav fra bestyrelsen, at foreningen skulle agere i et højt tempo. Derfor kunne de ikke vente flere år på at erhverve et IT-system, men valgte med det samme at gå i gang med at digitalisere ansøgnings- og bevillingsadministrationen, selvom de hverken havde ansøgninger eller praktisk erfaring med deres arbejdsprocesser endnu.

Ønskede en total digitalisering

"Vi ønskede at have et lille og meget agilt sekretariat med en fondsadministration, der skulle automatiseres og digitaliseres helt i bund," siger Lars Bo Pedersen, der er programchef i Velliv Foreningen og godt vidste, at det var en stor opgave, også på grund af kompleksiteten i ansøgningerne. "Da der er en høj grad af variation i de projekter, vi støtter, hvor vi både uddeler mindre beløb til lokale projekter og millionbeløb til f.eks. forskningsmiljøer, er vores arbejdsprocesser meget forskelligartede og komplekse. For de store bevillinger stiller vi eksempelvis krav til ansøgerne om, at de skal udarbejde meget detaljerede beskrivelser, for at vi kan vurdere deres idéer og måle effekten."

Komplet løsning på kort tid

For at opnå den mest optimale IT-understøttelse af deres spritnye forening, nærstuderede Velliv Foreningen fem mulige leverandører, og valget faldt på Exformatics’ aktivitetsstyringssystem, som allerede blev benyttet af en række danske fonde.

Lars Bo Pedersen fortæller: "Exformatics har et helt enkelt standardsystem, som vi kunne tage i brug med det samme, og som vi på kort tid har kunnet justere og udbygge til vores behov, i takt med at vi er blevet klogere på vores arbejdsprocesser og har fået forenklet dem mest muligt. Det betyder, at vi nu har et komplet fondssystem, som er helt fantastisk, og som kan alt dét, vi skal bruge. Oveni er systemet konstrueret så fleksibelt, at vi kan fortsætte med at bygge videre på det, i takt med at vores behov udvikler sig, f.eks. hver gang vi får et nyt indsatsområde, som kræver en ny type ansøgninger. I så fald kan vi på kun få uger udforme et helt nyt procesflow for området, og være klar til at håndtere den komplette ansøgningsproces i systemet."

Et scoop for bestyrelsen

Det skræddersyede IT-system letter først og fremmest bestyrelsens omfattende arbejde med at vurdere ansøgningerne og træffe velbegrundede beslutninger. "Det foregår sådan, at systemet allerede inden bestyrelsesmødet giver bestyrelsesmedlemmerne et nemt og overskueligt overblik over ansøgningerne og alle bilagene, sammen med sekretariatets anbefalinger til hver ansøgning. De kan derudfra vurdere og kommentere på ansøgningerne og klassificere dem ved hjælp af farverne rød, gul og grøn – og drøfte dem online med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. På den måde bliver bestyrelsen i stand til at overskue de store datamængder i ansøgningerne på kort tid, og kan nå langt i deres afklaringer inden bestyrelsesmødet. I praksis betyder det, at sagsbehandlingen er flyttet ud af bestyrelsesmødet, og det er virkelig et scoop for bestyrelsen at kunne effektivisere deres meget værdifulde tid på den måde", udtaler Lars Bo Pedersen.

Systemet har for Vellivs Foreningens bestyrelse betydet, at de uden problemer kan vurdere 60 detaljerede ansøgninger med udførlige bilag på et bestyrelsesmøde, der varer 1-2 timer, fordi de kan koncentrere sig om at drøfte de "røde" ansøgninger. Samtidig er de langt mere sikre på, at de får taget de rigtige beslutninger og får allokeret bevillingerne til de projekter, der skaber den størst mulige effekt i form af bedre og mere mentalt sunde arbejdspladser. "Vi har meget fokus på at gøre tingene rigtigt, og da vores fond har sit udspring i finansverdenen, har vi også stillet høje krav til sikkerheden i systemet, så vi har vished for, at bevillingerne altid kommer i de rette hænder, når de bliver udbetalt. På samme måde som at Exformatics’ system lever fuldt ud op til GDPR-kravene, føler vi os helt trygge ved sikkerheden i systemet omkring udbetalingerne", siger Lars Bo Pedersen.

Kan nøjes med to medarbejdere

Også Velliv Foreningens sekretariat er meget begejstrede for det nye system, som gør det muligt for dem at håndtere hele processen fra den første prækvalificering, hvor de sorterer to tredjedele af ansøgningerne fra og helt indtil den sidste evaluering og udbetaling. Lars Bo Pedersen: "Systemet har et meget brugervenligt layout med et overbliksbillede ligesom et cockpit, hvor det hele kan styres fra. Her kan vi se alt, hvad der har med ansøgningerne at gøre f.eks. status, bevillinger, dokumentation og udbetalinger delt op på alle vores indsatsområder, ligesom vi kan se hele forløbet for hver ansøger, inklusive hvor vi er lige nu, og hvad der skal ske som det næste. Vi har simpelthen fået et totalt digitalt system til at håndtere hele vores ansøgningsproces, og det har medført, at vi kan nøjes med at være to medarbejdere i sekretariatet, der er direkte involverede i ansøgnings- og bevillingsfunktionerne, i stedet for væsentligt flere."

Fornuftige at samarbejde med

Ifølge Lars Bo Pedersen er det ikke nok at investere i et velfungerende standardsystem, som virker fra dag ét. Også samarbejdet med leverandøren skal fungere, for at man opnår den optimale løsning. "Vi værdsætter meget, at Exformatics er så fornuftige at samarbejde med. Hver gang vi kommer med et nyt behov, udfordrer de os med konstruktive forslag til, hvordan det kan løses. De har en klar overbevisning om, at alting er muligt med deres IT-system, og indtil videre har de haft helt ret. Det er faktisk ret utroligt, hvad vi sammen har formået at udrette," slutter Lars Bo Pedersen fra Velliv Foreningen.