Kundecase - FTF
(nuværende FH)

Før i tiden herskede 90-10-reglen hos FTF, når talen faldt på hovedorganisationens ECM. 90% af FTF’s medarbejdere udnyttede 10% af det eksisterende ECM-system. Det skulle der laves om på. Det noget ældre, proprietære system skulle udskiftes, og jagten gik ind på en ny leverandør.

Det var en invitation fra Exformatics til reception i forbindelse med, at LO’s nye ECM-løsning gik i produktion, der skabte interessen.

"Det viser selvtillid, at en leverandør inviterer til reception, den dag ECM-systemet forventes at gå i produktion. Min erfaring er dog, at det sjældent lykkes andre at levere til tiden, men det gjorde Exformatics imponerende nok." siger Jesper Sylvest, der er IT-konsulent hos FTF.

Exformatics kom med i processen og var oppe mod syv konkurrenter. I sidste ende faldt valget på det københavnske softwarefirma. Valget blev truffet ud fra flere kriterier, som overraskede FTF’s arbejdsgruppe, der har stået for processen.

"Vi valgte Exfonet Medlem ud fra to kriterier, som ellers aldrig hænger sammen: Den billigste pris og det system, som vi syntes bedst om. Det har ført til, at 90 procent af medarbejderne nu bruger hele 90 procent af løsningen. Det er unikt!" siger Jesper Sylvest.

VIGTIGT AT INVOLVERE ALLE BRUGERE

For at undgå fortidens fejl i implementeringen af et nyt ECM-system, var det essentielt for FTF at inddrage brugere på tværs af organisationen. Derfor nedsatte IT-afdelingen tidligt i processen en bredt repræsenteret arbejdsgruppe, der skulle vurdere mulige leverandører.

"Det har været afgørende, at det er husets system frem for IT-afdelingens system – og det var også vigtigt at få ledelsens opbakning til, at alle skulle bruge ECM. Derfor var flere personalegrupper repræsenteret ved første møde. Til anden præsentation inviterede vi Exformatics med til et personalemøde, hvor de viste løsningen til personalet. Det gjorde, at selv de største modstandere af ECM blev omvendt." siger Jesper Sylvest.

FLEKSIBILITETEN HAR GJORT EXFONET MEDLEM TIL HELE HUSETS SYSTEM

Oplevelsen med løsningen er i dag en helt anden hos FTF, og det er følelsen af ejerskab hos personalet, der ligger til grund for den positive stemning.

"Alle personalegrupper har været repræsenteret for at definere kravene. Vi har ikke opstillet en alenlang kravsspecifikation, men har fremsat de ti vigtigste funktioner,

herunder et speciallavet modul til vores arbejdsskadebehandling. Der er løbende kommet flere ønsker til, og dem har Exformatics altid kunne imødekomme. Fremdriften gør, at personalet har taget godt imod systemet, da de nu føler, de bliver hørt," siger Jesper Sylvest.

Hos FTF er det ikke blot den gode modtagelse blandt brugerne, der har bekræftet hovedorganisationen i leverandørvalget. Hele implementeringsforløbet har overrasket og bidraget til den gode stemning omkring ECM.

"Jeg er imponeret over hele implementeringen. Jeg spurgte til at begynde med, lidt mistroisk, om der ikke skulle lægges en måned oveni deres egen deadline. Men der gik under 4 måneder, til systemet var implementeret og alle data var konverteret og lagt ind. Det slår vores første system med 14 måneder," siger Jesper Sylvest og understreger vigtigheden af, at sådanne projekter ikke trækker i langdrag.

"Det er vigtigt med den korte implementering, for at alle medarbejderne kan bevare gejsten og kan se, at der sker noget hele tiden. Og brugerne har fået en aha-oplevelse, for nu lægger de dokumenter ind i systemet – og kan rent faktisk også finde dem igen," siger IT-konsulenten.