Kundecase
- Bibliotekarforbundet

Arbejdsgange er reduceret, og adgangen til den eksisterende viden er blevet lettere. Det er nogle af de resultater, Bibliotekarforbundet har opnået, siden de indførte Exfonet i Bibliotekarernes Hus på Frederiksberg.

Forbundet samler nogle af de største eksperter i kunsten at finde viden og formidle den. Det stiller krav til evnen at fremskaffe og præsentere viden internt, hvor alt skal dokumenteres og journaliseres, så det kan fremsøges uden problemer.

Bibliotekarforbundet havde ved indgangen til dette årtusinde byttet de klassiske arkivskabe ud med et journalsystem. Et skifte til en ny Windows-platform krævede dog et nyt ESDH-system. Og det har givet forbundet mere end blot arkivering.

"Vi skulle flytte til Windows XP, hvilket det gamle journalsystem ikke kunne køre på. Vi valgte Exfonet ud fra det, vi havde set hos andre lignende organisationer og ud fra den samlede pris. Men vi fik også funktioner med, som har lettet vores arbejde på flere områder," siger Ulla Thorborg, der er konsulent i forhandlingsafdelingen og blandt de ansvarlige for ESDH i Bibliotekarforbundet.

Blandt de nye funktioner er et rapportmodul, der giver forbundet muligheden for at få opdaterede nøgletal fra de forskellige afdelinger. "Vi lægger stor vægt på rapportmodulet, hvor vi trækker statistikker helt ned til enkelte typer sager på forskellige områder – eksempelvis antallet af arbejdsmiljøsager for ansatte i staten, hvis det er det, politikerne ønsker fra os. Tidligere skulle vi tælle sagerne manuelt," siger Ulla Thorborg.

Arbejdsgange får løft med ESDH

Indførelsen af Exfonet giver Bibliotekarforbundet mere end blot journalisering og større overblik. Også arbejdsprocesserne i forbundet er blevet optimeret på flere områder, samtidig med at der skæres i omkostningerne.

"Vi gemmer al historik i vores medlemssystem, som tidligere kørte separat. Med Exfonet kan vi hente data direkte ind i brugerfladen, hvilket sparer os tid samt licenser til medlemssystemet," siger Susanne Sørensen, der som mødekoordinator i kursusafdelingen også er med i ESDH-arbejdsgruppen. Samkørslen med medlemssystemet, Axapta, giver også andre fordele i medlemsrådgivningen.

"Integrationen til medlemssystemet er uovertruffen. Nu slår vi både medlemmer og parter op i ESDH. Det minimerer fejlraten i vores arbejde, da stamdata hele tiden er opdaterede, og det har gjort vores arbejde nemmere, da vi nu kun skal arbejde i ét system," siger Susanne Sørensen.

Da Exfonet understøtter arbejdsprocesser, har Bibliotekarforbundet fået en væsentlig sidegevinst på omkostningssiden. I forbindelse med f.eks. tillidsrepræsentantvalg skal der i forbindelse med anmeldelse udsendes op til seks-syv breve til tillidsrepræsentanter, fællestillidsrepræsentanter og arbejdsgivere. Det har tidligere været nødvendigt at sende i papirformat, men den proces er nu digitaliseret med Exfonet.

"Vi har netop haft valg, hvor der var ca. 70 anmeldte. Det giver op mod 400 breve, der før skulle printes, kuverteres og sendes. Nu samler vi nemt alle dokumenter med Exfonet og sender dem ud via e-mail i stedet, hvilket ikke var muligt tidligere," slutter Susanne Sørensen.